WARUNKI UCZESTNICTWA

Definicje:
Impreza – impreza turystyczna organizowana przez Varsavolo Sp. z o.o.
Organizator – Biuro Podróży Varsavolo Sp. z o.o., 03-908 Warszawa, ul. Berezyńska 26 lok. 5, NIP 526-02-00-997 wpisane do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych Województwa Mazowieckiego pod numerem k-251.
Klient – osoba fizyczna lub prawna, która zamierza zawrzeć lub zawarła Umowę udziału w imprezie turystycznej organizowanej przez Varsavolo Sp. z o.o. na swoją rzecz lub na rzecz innej osoby, a zawarcie tej umowy nie stanowi przedmiotu jej działalności gospodarczej, jak i osobę, na rzecz której umowa została zawarta, a także osobę, której przekazano prawo do korzystania z usług turystycznych, objętych uprzednio zawartą Umową.
Umowa – ogół wzajemnych praw i obowiązków wynikających z Umowy – Zgłoszenia udziału w imprezie wraz z Warunkami uczestnictwa, Ważnymi informacjami praktycznymi, Informacjami o warunkach ubezpieczenia oraz Ramowym programem imprezy.
Ustawa o usługach turystycznych – Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 o usługach turystycznych wraz z późniejszymi zmianami.
Ustawa o ochronie danych osobowych – Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych wraz z późniejszymi zmianami.
Katalog – folder zawierający dane dotyczące Organizatora, oferty wyjazdowej, ramowe programy imprez, Warunki uczestnictwa, Ważne informacje praktyczne, informacje o warunkach ubezpieczenia lub skróconą ofertę, zawierającą w szczególności elementy określone powyżej.
Siła wyższa – rodzaj zdarzenia niespodziewanego, którego charakter i zasięg uniemożliwiają czasowo realizację imprez turystycznych w układzie globalnym lub regionalnym.
Przedstawiciel biura – osoba sprawująca opiekę nad uczestnikami w trakcie imprezy turystycznej (pilot, rezydent, pracownik kontrahenta), która może mieć pełnomocnictwo Kierownictwa Firmy do podejmowania koniecznych decyzji z wiązanych z realizacją programu imprezy.

Zawarcie umowy.
1. Przed zawarciem umowy Klient zobowiązany jest zapoznać się z następującymi dokumentami, stanowiącymi integralną część Umowy:
• Ramowy program imprezy określający: miejsce pobytu lub trasę imprezy, rodzaj, klasę, kategorię lub charakterystykę środka transportu, położenie, rodzaj i kategorię obiektu zakwaterowania, wg przepisów kraju pobytu, ilość i rodzaj posiłków, program zwiedzania i atrakcji turystycznych,
• Ważne informacje praktyczne,
• Warunki uczestnictwa,
• Informacje o warunkach ubezpieczenia.
Zawierając Umowę Klient oświadcza, że otrzymał wyżej wymienione dokumenty, zapoznał się z ich treścią i je akceptuje bez zastrzeżeń.
2. Organizator zastrzega sobie, w każdym czasie przed zawarciem Umowy, możliwość zmiany informacji i danych zawartych w katalogu i innych materiałach i ulotkach informacyjnych (materiały te nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego). W razie dokonania takich zmian, Organizator poinformuje o tym Klienta w momencie zawierania Umowy.
3. Warunkiem wpisania na listę uczestników jest, oprócz podpisania Umowy, wpłacenie zaliczki w wysokości podanej w Umowie.
4. Klient podpisujący Umowę w imieniu i na rzecz innych uczestników oświadcza, potwierdzając swoim podpisem, że posiada pełnomocnictwo do zawarcia Umowy. W takim przypadku, wszelkie zmiany i ewentualna rezygnacja z uczestnictwa w imprezie może być dokonana wyłącznie przez Klienta, który podpisał Umowę i który oświadcza, że działa na podstawie ważnego pełnomocnictwa. Klient podpisujący Umowę przyjmuje na siebie odpowiedzialność za zapłatę pełnej kwoty ceny imprezy turystycznej za wszystkich uczestników, na rzecz których zawarł Umowę. Klient podpisujący Umowę oświadcza, że uczestnicy ci zapoznali się z Ramowym programem imprezy, Ważnymi informacjami dodatkowymi, Warunkami uczestnictwa i Informacjami o warunkach ubezpieczenia. Wszelka korespondencja i wymiana informacji pomiędzy Organizatorem, a uczestnikami odbywa się na adres Klienta, który podpisał Umowę, który jest odpowiedzialny za przekazanie informacji pozostałym uczestnikom, na rzecz których zawarł Umowę. W szczególności, w przypadku zmiany terminu wyjazdu (odlotu samolotu) Klient, który podpisał Umowę zobowiązuje się powiadomić we właściwym czasie pozostałe osoby wpisane do zawartej Umowy. W przypadku ewentualnej rezygnacji z udziału w imprezie zwrot wpłat, po potrąceniu kosztów związanych z rezygnacją (por. punkty 14 i 15), zostanie przekazany Klientowi, który podpisał Umowę.
5. Zawarcie Umowy na rzecz osoby niepełnoletniej może być dokonane przez jej rodzica lub prawnego opiekuna. W przypadku wyjazdu osoby niepełnoletniej na imprezę turystyczną pod opieką innej osoby niż rodzice lub opiekunowie prawni, wymagana jest notarialnie poświadczona zgoda rodziców lub prawnych opiekunów.
6. Organizator zawierając Umowę, zobowiązuje się podać Klientowi ogólne informacje o obowiązujących przepisach paszportowych, wizowych i sanitarnych, w szczególności o terminach oczekiwania na zwrot paszportu skierowanego do wydania wizy przez zagraniczną placówkę konsularną oraz o wymaganiach zdrowotnych dotyczących udziału w imprezie turystycznej. W przypadkach, w których Organizator zapewnia wizy, w momencie zawierania Umowy informuje Klienta, jakie dokumenty Klient jest zobowiązany przedłożyć wraz z terminem ich przedłożenia – niedotrzymanie tego terminu może być uznane jako odstąpienie od umowy z winy Klienta. W przypadku imprez do krajów, które nie wymagają wiz od obywateli polskich, obywatele innych krajów, jeśli posiadają obowiązek wizowy, są odpowiedzialni za dopełnienie formalności wizowych we własnym zakresie.
7. Realizując postanowienia zawarte w punkcie 6 „Warunków uczestnictwa” Organizator informuje, że aby spełnić wymóg linii lotniczych, kobieta w ciąży, niezależnie od stopnia zaawansowania ma obowiązek posiadać w związku z zamierzoną podróżą lotniczą zaświadczenie potwierdzające brak przeciwwskazań do odbywania podróży lotniczych. Pasażerki mogą być poproszone o jego okazanie przy stanowisku odprawy pasażerskiej, przy tzw. gate’ach, a nawet po zajęciu miejsca w samolocie.
8. Dane osobowe podane w trakcie podpisywania Umowy muszą być zgodne z danymi na dokumencie, którym Klient będzie się legitymował w trakcie imprezy (Organizator wystawi na te dane bilet lotniczy i vouchery hotelowe). Ewentualna zmiana danych osobowych Klienta, dokonana po podpisaniu Umowy, musi być zgłoszona niezwłocznie do Organizatora.

Cena imprezy i warunki płatności.
9. Cena imprezy jest ceną umowną, zawiera podatek VAT.
10. W przypadku rezerwacji imprezy turystycznej:
- na więcej niż 30 dni przed jej rozpoczęciem, Klient zobowiązany jest do wpłaty zaliczki w wysokości 30% wartości imprezy w chwili zawarcia Umowy; dopłata do pełnej ceny imprezy następuje na 30 dni przed rozpoczęciem imprezy
- na mniej niż 30 dni przed jej rozpoczęciem, Klient zobowiązany jest do wpłaty 100% wartości imprezy w chwili zawarcia Umowy;W przypadku imprez lotniczych z przelotami rejsowymi,  płatność za bilet lotniczy następuję w chwili zawarcia umowy.
11. Klient zobowiązany jest uiścić cenę imprezy zgodnie z podanymi w Umowie terminami. Nieuiszczenie rat w terminach podanych w Umowie jest jednoznaczne z odstąpieniem Klienta od Umowy.
12. Organizator, zgodnie z zapisami Ustawy o usługach turystycznych, zastrzega sobie możliwość podniesienia ceny imprezy (najpóźniej 21 dnia przed datą wyjazdu), jeżeli udokumentuje wpływ na podniesienie ceny jednej z następujących okoliczności: wzrost kosztów transportu, wzrost opłat urzędowych, podatków lub opłat należnych za takie usługi jak lotniskowe, załadunkowe, lub przeładunkowe w portach morskich i lotniczych, wzrost kursów walut. O zmianie ceny Organizator poinformuje Klienta niezwłocznie. W okresie 20 dni przed datą wyjazdu cena ustalona w Umowie z Klientem nie może być podwyższona.
13. Ewentualna zniżka dla dziecka ma zastosowanie tylko wtedy, jeżeli w dniu powrotu dziecko nie ukończy wymaganego wieku, od którego przyznawana jest zniżka.

Odstąpienie Klienta od Umowy.
14. Klient ma możliwość odstąpienia od imprezy turystycznej. Odstąpienie od Umowy musi być złożone na piśmie Organizatorowi. W takiej sytuacji Organizator obciąży Klienta kosztami poniesionymi w związku z rezygnacją Klienta z imprezy. 
W przypadku imprez z przelotem rejsowym zwrot wpłaty za bilet lotniczy uzależniony jest od taryfy lotniczej (w większości przypadków są to taryfy bezzwrotne).
15. Szczegółowej weryfikacji kosztów poniesionych przez Organizatora w związku z rezygnacją Klienta, Organizator dokona po zakończeniu imprezy.  .

Zmiany w Umowie z powodu okoliczności leżących po stronie Klienta.
16. Klient może przenieść na osobę spełniającą warunki udziału w imprezie turystycznej wszystkie przysługujące mu z tytułu Umowy o świadczenie usług turystycznych uprawnienia, jeżeli jednocześnie osoba ta przejmuje wszystkie wynikające z tej Umowy obowiązki. Klient zobowiązany jest poinformować Organizatora o przeniesieniu uprawnień w terminie umożliwiającym wyjazd osoby na którą zostały przeniesione prawa i obowiązki. Zmiana możliwa jest pod warunkiem, że przepisy linii lotniczych (zwłaszcza w odniesieniu do przelotów linowych) i inne uregulowania nie uniemożliwiają dokonania zmiany. Dokonanie zmiany wymaga każdorazowego potwierdzenia ze strony Organizatora, wraz z podaniem kosztów zmiany. Minimalny koszt zmiany wynosi 80 EUR, całkowity koszt zmiany uzależniony jest od opłaty, podanej w każdym przypadku przez linie lotnicze realizujące przelot do miejscowości urlopowej. Organizator obciąży Klienta kosztami związanymi z dokonaniem zmiany. Za nieuiszczoną część ceny imprezy turystycznej oraz koszty poniesione przez Organizatora w wyniku zmiany uczestnika imprezy Klient i osoba przejmująca jego uprawnienia odpowiadają solidarnie.
17. Ewentualna zmiana w Umowie w zakresie terminu wyjazdu, długości trwania wyjazdu, miejsca zakwaterowania, kraju docelowego, lotniska wylotowego zostanie potraktowana przez Organizatora jako rezygnacja z wycieczki i chęć zawarcia nowej Umowy. W takiej sytuacji Organizator jest uprawniony do obciążenia Klienta faktycznymi kosztami, jakie zostaną poniesione w związku z dokonaniem wyżej wymienionych zmian. Dokonanie zmiany wymaga każdorazowego potwierdzenia ze strony Organizatora, wraz z podaniem kosztów zmiany.
18. Klient zobowiązany jest do wniesienia powyższych opłat niezwłocznie po potwierdzeniu możliwości zmiany. Brak wpłaty oznacza, że strony związane są pierwotną treścią Umowy. Zmiany w Umowie z powodu okoliczności leżących po stronie biura podróży.
19. Organizator, który przed rozpoczęciem imprezy jest zmuszony, z przyczyn od niego niezależnych, zmienić istotne warunki Umowy z Klientem, niezwłocznie powiadamia o tym fakcie Klienta. W takiej sytuacji Klient powinien niezwłocznie, ale nie później niż w przeddzień dnia wyjazdu, poinformować Organizatora, czy przyjmuje zaproponowane zmiany Umowy lub czy odstępuje od Umowy z natychmiastowym zwrotem wszystkich wniesionych świadczeń i bez obowiązku zapłaty kary umownej. Brak odpowiedz i Klienta uznaje się za akceptację przez Klienta zmiany warunków. Jeżeli Klient odstępuje od Umowy lub jeżeli Organizator odwołuje imprezę turystyczną, z przyczyn niezależnych od Klienta, Klient ma prawo uczestniczyć w imprezie zastępczej o tym samym lub wyższym standardzie, chyba że zgodzi się na imprezę o niższym standardzie za zwrotem różnicy w cenie żądać natychmiastowego zwrotu wszystkich wniesionych świadczeń.

Odwołanie imprezy
20. Organizator ma prawo odwołania imprezy najpóźniej na 7 dni przed jej rozpoczęciem w przypadku braku minimalnej liczby uczestników wymaganej dla zorganizowania imprezy. Minimalna liczba uczestników wynosi 80% miejsc na przewidzianych na danej imprezie.
21. Organizator ma prawo odwołać imprezę turystyczną w każdym czasie ze względu na działanie siły wyższej.
22. O odwołaniu imprezy Organizator poinformuje Klienta niezwłocznie – telefonicznie, a następnie na piśmie lub pocztą elektroniczną.
23. Uczestnikowi imprezy nie przysługuje prawo żądania odszkodowania za niewykonanie Umowy, w przypadku odwołania imprezy przez Organizatora z powodu działania siły wyższej lub braku wymaganej do zorganizowania imprezy liczby uczestników.

Obowiązki i odpowiedzialność Klienta.
24. Klient ma obowiązek posiadania ważnych dokumentów uprawniających go do przekraczania granic w trakcie wyjazdu (w tym także wiz, jeśli nie zapewnia ich Organizator) oraz zobowiązany jest do przestrzegania przepisów celnych i dewizowych obowiązujących w Polsce i w krajach, na terenie których odbywa się impreza. Termin posiadanego przez Klienta paszportu nie może być krótszy niż 6 miesięcy od planowanego terminu opuszczenia kraju docelowego.
25. Klient zobligowany jest podporządkować się wszelkim wskazówkom przedstawicieli biura związanym z realizacją imprezy. W szczególności Klient ma obowiązek punktualnego stawiania się na miejsca zbiórek w trakcie trwania imprezy. Nieprzybycie lub spóźnienie się na miejsce zbiórki z wyłącznej winy Klienta może być traktowane jako odstąpienie Klienta od Umowy. Spóźnienie się, z winy Klienta na lot powrotny będzie skutkowało koniecznością powrotu, którego koszt pokryje Uczestnik.
26. Klient ma obowiązek przestrzegania zakazu palenia tytoniu i zakazu spożywania alkoholu na pokładzie autokaru bądź samolotu. Osobom nietrzeźwym Organizator lub przewoźnik może odmówić wstępu na pokład autokaru bądź samolotu. Zachowanie Klienta naruszające porządek i stanowiące zagrożenie dla innych uczestników imprezy będzie skutkowało natychmiastowym rozwiązaniem Umowy z Klientem i koniecznością kontynuowania podróży i powrotu do kraju na własny koszt.
27. Klient zobowiązany jest do potwierdzenia godziny wylotu na imprezę turystyczną telefonicznie u Organizatora lub w miejscu zakupu imprezy na 2 dni przed planowaną datą wylotu. Na dzień przed lotem powrotnym Klient zobowiązany jest do potwierdzenia godzin powrotu u przedstawiciela biura lub na tablicy informacyjnej w hotelu.
28. W przypadku przelotów liniowych Klient zobowiązany jest do przestrzegania zasad potwierdzania odcinków lotów.
29. Klient ponosi odpowiedzialność materialną za szkody i straty wyrządzone w trakcie imprezy turystycznej przez niego bądź przez osoby niepełnoletnie znajdujące się pod jego opieką.
30. Klient jest zobowiązany pokryć wszystkie dodatkowe opłaty w miejscu pobytu, nie wchodzące w zakres Umowy np. taksy klimatyczne, rachunki za skorzystanie z minbaru w pokoju hotelowym, telefony w pokoju hotelowym , napoje do obiadokolacji (w razie braku opcji All Inclusive) bilety wstępu do zwiedzanych obiektów. Nieuiszczenie wyżej wymienionych opłat może skutkować odmową zakwaterowania przez gestora obiektu bądź ingerencją służb porządkowych.

Ubezpieczenie
31. Zgodnie z wymogami Ustawy o usługach turystycznych Organizator zawarł Umowę gwarancji ubezpieczeniowej – gwarancja wystawiona przez UNIQA TOWARZYSTWO UBEZPIECZEŃ S.A. Przedmiotem gwarancji jest pokrycie kosztów powrotu Klienta do kraju, w przypadku gdy Organizator wbrew obowiązkowi nie zapewnia tego powrotu oraz pokrycie zwrotu wpłat poniesionych przez Klientów w razie niewykonania przez Organizatora zobowiązań umownych. W takich przypadkach Klient powinien skontaktować się Urzędem Marszałkowskim właściwym dla adresu rejestrowego Organizatora. Do występowania na rzecz Klientów w sprawach wypłaty środków z tytułu umowy gwarancji bankowej uprawniony jest Marszałek Województwa Mazowieckiego lub wskazana przez niego jednostka. Kopia certyfikatu znajduje się na stronie 2 katalogu.
32. Na podstawie umowy generalnej z dnia 11.12.2009 pomiędzy Organizatorem, a UNIQA Towarzystwo Ubezpieczeń S. A. każdy uczestnik Imprezy jest objęty ubezpieczeniem kosztów leczenia, następstw nieszczęśliwych wypadków, bagażu podróżnego. Szczegółowe informacje o Warunkach ubezpieczenia znajdują się w katalogu na stronie 11.
33. Za dodatkową opłatą Klient może zostać objęty ubezpieczeniem w wariancie rozszerzonym. Szczegóły oferty znajdują się w katalogu na stronie 11.
34. Organizator zachęca Klientów do zakupu ubezpieczenia od kosztów rezygnacji z udziału w imprezie turystycznej. Warunki ubezpieczenia od kosztów rezygnacji z udziału w imprezie turystycznej znajdują się w katalogu na stronie 11.

Realizacja Umowy.
35. Organizator ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy, chyba że zostało ono spowodowane działaniem lub zaniechaniem Klienta, działaniem lub zaniechaniem osób trzecich, nieuczestniczących w wykonywaniu usług przewidzianych w Umowie, jeżeli tych działań lub zaniechań nie można było przewidzieć ani uniknąć, albo siłą wyższą. W takiej sytuacji Organizator ma obowiązek udzielenia w czasie trwania imprezy turystycznej pomocy poszkodowanemu Klientowi. Udzielanie pomocy w w/w przypadkach nie obejmuje pokrywania przez Organizatora kosztów, jakie mogą powstać w związku z zaistniałą sytuacją (np. dodatkowa doba hotelowa, dodatkowe wyżywienie).
36. Organizator ogranicza swoją odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług do dwukrotności ceny Imprezy w stosunku do każdego Klienta. Ograniczenie nie dotyczy szkód na osobie.
37. Jeżeli z przyczyn niezależnych od Klienta w trakcie trwania imprezy Organizator nie wykonuje przewidzianych w Umowie usług, stanowiących istotną część programu tej imprezy, wówczas Organizator wykona w ramach tej Imprezy, bez obciążania Klienta dodatkowymi kosztami, odpowiednie świadczenie zastępcze. Zorganizowanie świadczenia zastępczego nie stanowi wady usługi, chyba że jego jakość jest niższa od jakości usługi określonej w programie imprezy turystycznej. W razie świadczenia zastępczego o niższej jakości, Klient może żądać odpowiedniego obniżenia ceny imprezy. Jeżeli wykonanie świadczenia zastępczego jest niemożliwe, albo Klient z uzasadnionych powodów nie wyraził zgody i odstąpił od Umowy, Organizator jest obowiązany, bez obciążenia Klienta dodatkowymi kosztami, zapewnić mu powrót do miejsca rozpoczęcia Imprezy turystycznej lub do innego uzgodnionego miejsca w warunkach nie gorszych, niż określone w Umowie.

Reklamacje.
38. Jeżeli w trakcie imprezy Klient stwierdza wadliwe wykonanie Umowy, powinien niezwłocznie zawiadomić o tym przedstawiciela biura, a jeśli jest to niemożliwe, bezpośrednio biuro Organizatora, w sposób odpowiedni dla rodzaju usługi.
Klient może złożyć Organizatorowi reklamację zawierającą wskazanie uchybienia w sposobie wykonania Umowy oraz określenie swojego żądania, w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia zakończenia imprezy. Reklamacja powinna być sporządzona w formie pisemnej i przekazana do siedziby Organizatora do 30 dni od zakończenia imprezy.
39. Organizator ma obowiązek rozpatrzenia reklamacji w terminie 30 dni od dnia jej złożenia, a w razie reklamacji złożonej w trakcie trwania imprezy turystycznej w terminie 30 dni od dnia zakończenia imprezy turystycznej.
40. W przypadku odmowy uwzględnienia reklamacji, Organizator jest obowiązany szczegółowo uzasadnić na piśmie przyczyny odmowy.
41. Reklamacje dotyczące przelotu, opóźnień, zagubienia bądź uszkodzenia bagażu mogą być zgłaszane do przedstawicielstwa odpowiedniej linii lotniczej, a w przypadku wyczerpania drogi reklamacyjnej – do Urzędu Lotnictwa Cywilnego (00 – 848 Warszawa, ul. Żelazna 59) – zgodnie z Konwencją Warszawską z 1929 r. z późniejszymi zmianami oraz z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady nr 261/2002 o zasadach odszkodowań i pomocy dla pasażerów w przypadku odmowy przyjęcia na pokład lub odwołania albo też dużego opóźnienia lotów.

Dane osobowe
42. Organizator informuje, że administratorem danych osobowych podanych przez Klientów jest Varsavolo Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie
03-908, przy ul. Berezyńskiej 26 lok. 5.
43. Podane dane osobowe będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy zawartej z Organizatorem i mogą zostać udostępnione innym podmiotom uczestniczącym w realizacji Umowy, między innymi liniom lotniczym, autokarowym, promowym, hotelom, firmom ubezpieczeniowym, innym kontrahentom zagranicznym w miejscach urlopowych. Podanie danych osobowych przez Klientów jest dobrowolne. Klient ma prawo do dostępu do swoich danych osobowych i ich poprawiania. Klient może odmówić zgody na przetwarzanie danych osobowych. W takiej sytuacji dane będą przetwarzane w celu realizacji Umowy lub jeśli to jest niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów Organizatora lub osób trzecich, którym są przekazywanie te dane – a przetwarzanie danych nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą - z godnie z zapisami Ustawy o ochronie danych osobowych, art. 23 ust 1, punkt 3 i 5.
45. Klient podpisujący Umowę w imieniu i na rzecz innych uczestników oświadcza, że posiada pełnomocnictwo do wyrażenia lub nie zgody na przetwarzanie ich danych osobowych.

Postanowienia końcowe
46. W sprawach nieuregulowanych Warunkami Uczestnictwa mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego, Ustawy o usługach
turystycznych, Ustawy o ochronie danych osobowych.
47. Wszelkie spory mogące wyniknąć z Umowy o udział w imprezach organizowanych przez Varsavolo Sp. z o.o. będą rozstrzygane polubownie, a w razie braku osiągnięcia porozumienia, przez właściwy miejscowo i rzeczowo Sąd Powszechny.